As declarações obrigatórias para sua pequena empresa

As declarações para pequenas empresas dependem do regime tributário no qual estão enquadradas e, algumas vezes, de suas atividades. Apesar de serem responsabilidades delegadas às assessorias contábeis dos negócios, os sócios e seus funcionários também impactam no correto cumprimento das entregas.

Veja quais são as obrigações previstas para a sua empresa e quais são os cuidados internos de organização que você precisa ter para transmiti-las sem inconsistências.

Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)

Essa obrigação acessória é uma exclusividade dos optantes do Simples Nacional, na qual a empresa informa à Receita Federal dados sobre suas finanças, seus impostos e outras movimentações do ano anterior. Alguns dos principais dados solicitados são:

  • valores em caixa e contas bancárias;
  • números da folha de pagamentos;
  • distribuição de lucros e pró-labores pagos aos sócios;
  • valores de compras de insumos e outros materiais;
  • despesas diversas.

Além desses números, outros exigidos são relacionados aos impostos apurados e pagos ou não pagos do exercício anterior. Mas essas informações são automaticamente atribuídas à obrigação elaborada, já que a DEFIS é preenchida e transmitida no próprio Portal do Simples, que detém os dados das apurações realizadas anteriormente.

Para que a DEFIS seja corretamente entregue, os sócios da empresa devem manter uma gestão financeira bem controlada e não omitirem do contador nenhuma informação.

Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)

Em pagamentos a outras empresas pode ocorrer a retenção do Imposto de Renda diretamente nas notas fiscais, ficando o negócio responsável por pagar as guias com os valores retidos — fazer o repasse do tributo apurado à Receita.

O mesmo pode acontecer com os pagamentos de funcionários, quando os valores apurados de Imposto de Renda são descontados diretamente em seus holerites. Da mesma maneira, nessas retenções, a obrigação de repassar os valores à Receita fica com o empregador.

Para centralizar as informações de todas essas ocorrências, a DIRF anualmente solicita que as empresas preencham seu layout com os dados de todas ocorrências do tipo referentes ao ano anterior.

A DIRF é uma das declarações para pequenas empresas de todos os regimes tributários, sem exceção.

Como a folha de pagamentos é serviço da assessoria contábil do negócio, os impostos retidos nela são automaticamente inseridos na obrigação pelos profissionais da área. Já para as retenções feitas em pagamentos a outras empresas é fundamental que o sócio, ou o funcionário do administrativo, insira corretamente as retenções nos casos que elas ocorrerem. Assim se identificam os fatos geradores.

Declaração Eletrônica de Serviços

Essa é uma exclusividade entre as declarações para pequenas empresas prestadoras de serviços, que, portanto, apuram e pagam o Imposto Sobre Serviços (ISS).

No geral, as informações solicitadas se referem aos valores faturados com serviços prestados, ISS apurado com base nesse faturamento e pagamentos feitos, ou em aberto, relacionados a essas apurações. Porém, como o ISS e suas normas fiscais são de responsabilidade das prefeituras individualmente, o documento solicitado por determinada cidade pode exigir mais ou menos detalhes.

Por exemplo, algumas prefeituras solicitam que as notas de serviços do período da declaração em questão sejam listadas numericamente, enquanto outras não fazem essa exigência.

Aqui temos outra obrigação que é exigida de todas as empresas, desde que sejam prestadoras de serviços.

Declarações do Sped

O Sped, na verdade, é todo um sistema, que engloba diversas obrigações, inclusive as notas eletrônicas, primeiros componentes dele a entrarem em vigor no país. Na prática, as diferentes declarações do Sped compilam uma série de informações relacionadas a impostos e processos influentes nesses impostos para envio aos órgãos públicos.

Na Escrituração Fiscal Digital (EFD), mais conhecida como Sped Fiscal, os dados reunidos dizem respeito apenas ao ICMS e ao IPI. Dividida em blocos, solicita informações como:

  • notas fiscais de venda ou industrialização emitidas;
  • notas fiscais de compra ou industrialização por encomenda recebidas;
  • notas fiscais do padrão NF-e (modelo 55) emitidas e recebidas mesmo quando não influentes em movimentos de impostos, como as que acompanham remessas para demonstração;
  • apurações de ICMS e IPI;
  • créditos fiscais de ICMS e IPI recebidos e utilizados;
  • informações referentes a processos produtivos e insumos utilizados, no caso de indústrias.

Por sua natureza, apenas empresas que possuem inscrição estadual, um dos dados cadastrais exigidos na EFD, são obrigadas à entrega, já que negócios não inscritos não podem movimentar ICMS e nem serem contribuintes do tributo.

Um outro tipo de EFD é o que se relaciona somente aos movimentos ligados ao Pis e à Cofins (EFD Contribuições). Como todas as empresas precisam pagar esses impostos, qualquer negócio que não seja enquadrado no Simples Nacional tem a obrigação de preencher a EFD Contribuições com valores apurados, recebidos em créditos e quaisquer outros referentes a essas duas siglas.

Na área contábil temos a Escrituração Contábil Digital (ECD), ou Sped Contábil. Seguindo o formato das demais obrigações do Sped, esta aqui compila em um arquivo digital tudo o que foi lançado na escrituração contábil do ano encerrado, incluindo os livros contábeis gerados, e faz a entrega dos dados e documentos ao Fisco.

Por último, temos a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), à qual as optantes pelo Simples também estão desobrigadas. Seu objetivo é centralizar em apenas um arquivo todos os dados fiscais e contábeis (que também se fazem presente em outras obrigações) influentes nas apurações do Imposto de Renda (IRPJ) e da Contribuição Social (CSLL), que são os impostos mais pesados para não optantes.

Um dos motivos de existir todos esses diferentes layouts, além da adequação de obrigações a diferentes processos e informações, é a necessidade de os órgãos cruzarem dados para identificar infrações cometidas pelas empresas. Por exemplo, os dados contábeis contidos na ECD de um CNPJ não podem divergir da informação contábil contida na ECF. Quando isso ocorre se configura a inconsistência, que é uma infração para a qual multas fiscais são previstas.

No Sped, essas obrigações são solicitadas apenas de negócios não optantes pelo Simples Nacional. E algumas delas não são exigidas de todas as empresas. Por exemplo, o Sped Fiscal do ICMS e do IPI somente deve ser transmitido por comércios e indústrias, que possuem inscrição estadual.

Em relação ao Sped, a principal responsabilidade interna da empresa é a correta emissão das notas fiscais, que carregam todos os dados importados para os layouts do Sped no momento de elaborar os documentos. No caso de indústrias existe a responsabilidade adicional de ter controle absoluto sobre informações de movimentação de insumos, estoques e processos produtivos, comunicando a contabilidade sobre eles, sem ruídos ou inexatidão.

Declaração de Débitos e Créditos Fiscais Federais (DCTF)

Mensal e não obrigatória para as empresas do Simples, exatamente como as declarações para pequenas empresas do Sped, a DCTF reúne informações de todos os fatos associados a impostos fiscalizados em nível nacional, que são Pis, Cofins, IRPJ e CSLL.

Se a sua empresa, seja ou não do Simples, deixar de entregar essas obrigações, pode ser punida com a imposição de funcionar pelo regime do Lucro Arbitrado. É um regime de exceção aplicado por diversos motivos, entre eles a omissão de documentos, que torna a gestão do negócio mais burocrática e eleva os impostos.

Então, saiba quando a imposição do Lucro Arbitrado, além da situação que já citamos, ocorre.